企業(yè)為了日常協(xié)作方便，同時(shí)便于統計分析，會(huì )將內部各種物資進(jìn)行分類(lèi)和編碼。當物資的信息大到一定程度，每天流轉于不同部門(mén)和環(huán)節，需要有準確的且唯一的命名。尤其如果像采購、加工、生產(chǎn)等環(huán)節的物資沒(méi)有準確的名稱(chēng)，那么管理者就不能清楚把握“物”的狀況。因此，準確規范的物資名稱(chēng)，是詳細物資交易數據記錄的基礎。
物資分類(lèi)和編碼工作并不是一件容易做的事，因為它與企業(yè)的生產(chǎn)管理緊密結合，融入了很多管理的理念和企業(yè)的現實(shí)情況。這就導致沒(méi)有一種公認的科學(xué)方案來(lái)指導這個(gè)工作。而筆者則希望從信息和信息技術(shù)的角度對企業(yè)物資分類(lèi)和編碼工作進(jìn)行一番討論。希望能夠為企業(yè)物資分類(lèi)和編碼工作帶來(lái)一些幫助。
在我們所接觸到的案例中，很多企業(yè)在進(jìn)行物資分類(lèi)和編碼時(shí)遇到以下問(wèn)題：
第一，總在尋找一種“科學(xué)”的物資分類(lèi)方法，來(lái)滿(mǎn)足企業(yè)需求，且企業(yè)規模越大尋找這種分類(lèi)方法就越困難。
第二， 在制定分類(lèi)編碼的時(shí)候，在“無(wú)意義的流水碼”和“有意義的助記碼”間徘徊。
流水碼最方便編碼但是卻不利于使用人員理解和記憶，便于理解記憶的有含義編碼又面臨著(zhù)屬性變化，編碼擴展性等諸多問(wèn)題。
第三，編碼后的成果難于保持。很多企業(yè)的物資分類(lèi)與編碼工作是項目型的，花費大量的人力物力后，形成編碼手冊只能依靠制度來(lái)保證其落地和執行。如果管理不到位很快編碼就再次混亂了，甚至直接放到了檔案室后便無(wú)人問(wèn)津。
第四，只能憑經(jīng)驗處理“物資分類(lèi)”信息的屬性，生命周期，作用域等問(wèn)題。企業(yè)管理人員往往對“信息”本身不敏感，所以總是依靠經(jīng)驗，沒(méi)有信息理論支撐。使用不當的情況比比皆是，最終導致了整體編碼的混亂。
以上這些問(wèn)題的存在很多是由于客觀(guān)原因造成的。隨著(zhù)信息技術(shù)的進(jìn)步，企業(yè)中軟件管理系統的應用越來(lái)越多，覆蓋的業(yè)務(wù)也越來(lái)越全面。所以通過(guò)主數據管理體系來(lái)進(jìn)行物資主數據管理便比傳統的管理模式更具優(yōu)勢。
用友UAP結合多年對企業(yè)數據管理的研究，推出了主數據管理系統，近期發(fā)布了3.0版本。UAP MDM可以幫助企業(yè)創(chuàng )建并維護整個(gè)企業(yè)內主數據的單一視圖，保證整個(gè)企業(yè)IT系統協(xié)調和重用準確的，一致的，完整性的主數據。UAP MDM不僅使企業(yè)集團的主數據形成一個(gè)標準，使主數據的流程得到統一管理，而且可提升主數據的質(zhì)量，實(shí)現共享。還可以為企業(yè)后期的商業(yè)分析，應用集成提供可靠的基礎數據。
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用友UAP主數據管理系統界面-新建編碼規則
主數據管理系統的優(yōu)勢顯而易見(jiàn)，總結如下：
一，主數據管理系統可以利用計算機、便攜設備、移動(dòng)設備等信息工具讓用戶(hù)隨時(shí)隨地根據編碼查詢(xún)到物資的各種屬性信息，或者根據各種屬性信息查找到分類(lèi)編碼。在編碼中隱藏物資屬性信息的目的是為了便于閱讀和記憶，但是當物資分類(lèi)數量達到上萬(wàn)種或者幾十萬(wàn)種的時(shí)候，就很少有人能夠完全記住這些編碼中的含義了。所以我們建議分類(lèi)編碼只使用無(wú)意義的流水碼，對于傳統編碼使用“助記碼”來(lái)過(guò)度(逐步也不使用助記碼)。
二，運維階段才是物資分類(lèi)編碼產(chǎn)生價(jià)值的階段。以往很多企業(yè)物資主數據分類(lèi)編碼后使用不方便，因為企業(yè)中的操作人員不能總是隨身帶著(zhù)一本幾百頁(yè)的編碼手冊。當有新的分類(lèi)增加時(shí)，也不可能實(shí)時(shí)的詢(xún)問(wèn)編碼委員會(huì )自己的新增編碼是否有重復等(雖然可以預先分配號碼段，但也僅僅是一種折中的辦法)。而主數據管理系統可以隨時(shí)隨地的為企業(yè)中的每個(gè)人提供服務(wù)。其次主數據管理體系將所有的應用軟件串聯(lián)的起來(lái)，他依靠本身和所有的應用系統保證編碼的效用。
三，通過(guò)信息理論，對物資分類(lèi)碼的屬性、作用域，生命周期進(jìn)行恰當維護。物資分類(lèi)的屬性與傳統信息的不同，甚至很多物資是不可以用屬性描述的(有上千個(gè)零件的發(fā)動(dòng)機，某個(gè)在研制的大型電子產(chǎn)品等);數據也會(huì )明確的作用域，比如研制測試產(chǎn)品的作用域在設計部門(mén)，投入生產(chǎn)的則是正式產(chǎn)品;很多物資的生命周期很長(cháng)，需要持續維護而很多臨時(shí)物資則需要在不使用的時(shí)候封存起來(lái)。
我們之所以能夠對當前的企業(yè)物資分類(lèi)和編碼工作提出建議，究其原因并不是因為我們比眾多的企業(yè)管理者聰明或者是比他們的管理經(jīng)驗多，而是因為我們掌握了一些比較先進(jìn)的信息工具和技術(shù)還有我們對于“信息”更加的敏感和專(zhuān)業(yè)。很多從管理角度看來(lái)復雜無(wú)比的問(wèn)題如果用計算機和信息理論去處理，則是不那么復雜的問(wèn)題。